Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Online kennissessie: Hoe zet je QHSE optimaal in voor jouw organisatie?

Ontdek hoe je met ons systeem eenvoudig (nog meer) grip krijgt op de ontwikkeling van de organisatie. Geen losse Excel-bestanden meer of 100 verschillende tools om je kwaliteit en veiligheid te managen. Met onze software heb je in één oogopslag duidelijk wie waar verantwoordelijk is. 

Wat behandelen we:

• Duidelijke overzichten voor monitoring van werkwijzen en processen.
• Monitoren of aan de gestelde werkwijze en uitgangspunten wordt voldaan;
• Overal toegang tot dossiers en formulieren via de app;
• Meer betrokkenheid van medewerkers en draagvlak voor beleid;
• Rapportages maken met alle mogelijke grafieken met “drill down” functionaliteit;
• Risico-inventarisaties uitvoeren en risico verminderende maatregelen opvolgen;
• Signaleer mogelijke incidenten en voorkom onnodige onverwachte kosten;
• Beheer en beheers afwijkingen en incidenten;
• Formulieren aanmaken, ter ondersteuning van de uitvoering van de werkzaamheden;
• Monitoren van voortgang bij het oplossen en voorkomen van afwijkingen en incidenten;
• Informatie en communicatie centraliseren in dossiers;
• Uitgebreide rollen en rechten structuur;
• Analyseer afwijkingen en incidenten;
• Beheer processen en werkwijzen;

Bekijk agenda 

Eerst: Kwaliteitsmanagement 

Voordat je over een kwaliteitsmanagementsysteem moet je wel weten wat kwaliteitsmanagement inhoudt. Kwaliteitsmanagement betreft alle bedrijfsonderdelen die zich bezighouden met de het verbeteren, controleren en beheer van de kwaliteit binnen je bedrijf. Bij kwaliteit moet je dan denken aan alle processen binnen je bedrijf die te maken hebben met de kwaliteit van je producten, de kwaliteit van je service, de kwaliteit van je werkomgeving, van je processen, etc.  

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem? 

Een kwaliteitsmanagementsysteem (ook wel KMS) is een systeem dat jou helpt om op een systematische, transparante en effectieve manier de kwaliteit van je gehele bedrijfsvoering te waarborgen en deze in een proces van continu verbeteren te brengen. Een kwaliteitsmanagementsysteem kun je zien als een soort Business Process  Managementsysteem aangezien je met een kwaliteitsmanagementsysteem kwaliteitsprocessen binnen een organisatie gaat automatiseren, analyseren op kritieke punten, monitoren en verbeteren.  

Een kwaliteitsmanagementsysteem wordt niet zomaar aangeschaft, uiteraard wordt deze aangeschaft omdat je als kwaliteitsmanager of consultant de prestatie van de desbetreffende organisatie wil verbeteren. Met het juiste systeem kun je namelijk je kwaliteit beter waarborgen voor je klanten, maak je je kwaliteitsmanagementsysteem efficiënter en transparanter en wordt het makkelijker om aan alles eisen en voorwaarden omtrent kwaliteitsmanagement te voldoen. Genoeg redenen dus om met zo’n systeem aan de slag te gaan! 

Lees hier meer over ons kwaliteitsmanagementsysteem IRIS:

IRIS

Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem? 

Zoals hierboven vermeld zijn er veel voordelen voor het aanschaffen van een kwaliteitsmanagementsysteem voor zowel binnen als buiten je organisatie. Enkele voordelen van het implementeren van zo'n systeem zijn: 

1. Je verhoogt je kwaliteit: Dit is uiteraard het meest duidelijke voordeel. Met een kwaliteitsmanagementsysteem verhoog je de kwaliteit van al je kwaliteitsprocessen. Met de hulp van een systeem, geef je een tool aan je kwaliteitsmanagers die ze helpt gemakkelijker, efficiënter en veiliger hun werk uit te voeren.    

2. Je vermindert het aantal klachten over kwaliteit: Elke organisatie heeft wel eens klachten van klanten over kwaliteit. Echter, wanneer je gelijk klachten van je werknemers of klanten registreert, analyseert en aanpakt nadat deze zijn gemaakt, kun je deze direct verhelpen en maatregelen nemen om deze klachten in de toekomst uit de weg te gaan en te voorkomen. Wanneer de oorzaak, de verbetermaatregelen en de gevolgen duidelijk zijn en geregistreerd staan in een systeem, krijg je namelijk een beter beeld van waar de klachten voornamelijk vandaan komen of liggen en kun je deze voor zijn in de toekomst. 

3. Je verzamelt data die gebruikt kan worden voor kwaliteit analyses: Met een goed systeem, registreer je alle afwijking en verbeteringen die worden gemeld binnen je organisatie. Hierdoor verzamel je data die je kunt gebruiken voor rapportages die je meer inzicht kunnen geven over mogelijkheden en problemen. Wanneer je alle data juist gebruikt, kun je je vooruitgang monitoren en krijg je een duidelijk beeld bij waar je staat in je kwaliteitsverbeteringsproces. Niet alleen zorg je hiermee voor transparantie in je kwaliteitsmanagement maar krijg je dus ook volledig grip op alle registraties en hun vooruitgang.  

4. Je verhoogt de duidelijkheid en efficiëntie van je kwaliteitsprocessen: Zoals eerder vermeld is kwaliteitsmanagement sterk verbonden met Business Proces Management. Dat komt omdat je bij kwaliteitsmanagement ook kijkt naar processen; namelijk kwaliteitsprocessen. Doordat je afwijkingen en verbetering registreert, analyseert, monitort en verbetert, creëer je de mogelijkheid om ook je kwaliteitsprocessen te gaan verbeteren. Wanneer iedereen met een kwaliteitsmanagementsysteem werkt en gelijk verbeteringen kan registreren en in behandeling kan nemen, verhoog je ook de efficiëntie van individuele medewerkers en prestaties. Hiermee maak je dus uiteindelijk je kwaliteitsprocessen vele malen efficiënter, verminder je kosten, tijd en klachten en komt er ruimte vrij om te innoveren.  

*Bij INBISCO bieden wij de link tussen business proces management en kwaliteitsmanagement met onze modules IRIS en de Process Manager. Lees hier meer over onze software.  

Onze software

5. Je creëert een procesgerichte werkwijze: Doordat je je kwaliteitsmanagement behandelt met het proces als uitgangspunt, ga je op een procesgerichte manier te werk. Processen staan vaak met elkaar in verbinding en iets wat in het ene proces gebeurt kan dus heel goed een effect hebben op andere processen. Hierbij kun je kijken naar mogelijke risico’s in processen, welke processen efficiënter kunnen en wie verantwoordelijk is of taken heeft binnen bepaalde processen. Door op een procesgerichte manier te werken, zie je je organisatie dus als één geheel van bedrijfsprocessen. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt je om dit te visualiseren. 

6. Je creëert een cultuur voor continue verbetering: Wanneer je een kwaliteitsmanagementsysteem implementeert binnen je organisatie hoort hier ook een switch in je cultuur bij. Het is namelijk wel nodig om ervoor te zorgen dat iedereen binnen je organisatie op dezelfde manier gaat kijken naar kwaliteit van hun diensten of de producten. Wat je wilt is dat iedereen gemotiveerd is om de kwaliteit daadwerkelijk te gaan verbeteren en hierbij speelt een prettige cultuur die dit stimuleert een grote rol. Het is daarom belangrijk dat tijdens de implementatie iedereen binnen je organisatie duidelijk op de hoogte wordt gesteld, goed leert om te gaan met het systeem en de waarde ervan inziet. Hier is uiteraard goede begeleiding bij nodig.  

Kwaliteitssysteem iso 9001

Als het gaat om kwaliteitsmanagement, is er één norm die gelijk naar boven springt; de ISO 9001. Met een goed kwaliteitsmanagementsysteem zal het voor jouw organisatie niet lastig worden om te certificeren voor de ISO 9001. Wanneer alles goed volgens de regels is ingericht, iets wat je met een goed kwaliteitsmanagemetsysteem makkelijk voor elkaar krijgt, kun je dus binnen no-time een audit aanvragen.   

Lees hier meer over de ISO 9001: 

ISO 9001

Van de PDCA-cyclus naar PMMI-cyclus 

Veel consultants of professionals op dit gebied zullen zeggen dat de PDCA cyclus (Plan, Do, Act, Check) erg belangrijk is binnen een kwaliteitsmanagementsysteem. De PDCA cyclus is in het algemeen de basis voor het continu verbeteren, een belangrijk onderdeel van kwaliteitsmanagement wat we eerder bespraken. Deze cyclus geeft namelijk een structuur aan hoe men het beste processen kan behandelen en doorlopen; dit helpt men om continu verbeteren van kwaliteit systematisch te integreren in de werkwijze en uiteindelijk in je cultuur. Echter, zijn wij bij INBISCO meer van onze aangepaste PDCA cyclus; de PMMI cyclus (Plan, Manage, Monitor, Improve). Wij geloven namelijk dat medewerkers met de PMMI cyclus (afbeelding 1) meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid krijgen binnen processen, in plaats van dat men alleen gezegd wordt wat te doen en hierbij wordt gecheckt. Ook management krijgt met de PMMI cyclus een belangrijkere rol. Door je meer te focussen op monitoren en verbeteren in een kwaliteitsmanagementsysteem, krijg je meer focus op feedback en continu verbeteren. Hierdoor doe je niet alleen wat nodig is, maar verbeter je echt. 

Lees hier meer over ons kwaliteitsmanagementsysteem IRIS: 

IRIS 

 Afbeelding 1. De PMMI Cyclus. 

Ons kwaliteitsmanagementsysteem

Het woord is veel gezegd in dit artikel, maar als laatste zullen we het toch nog hebben over ons eigen kwaliteitsmanagementsysteem. Bij INBISCO zijn we namelijk al jarenlang bezig om ons managementsystemen te perfectioneren en met onze kennis en expertise organisaties te ondersteunen hun kwaliteitsmanagement naar een nieuw niveau te tillen. Dit is ons onderhand, met enig trots natuurlijk, ook al aardig goed gelukt. Doordat we nauw samenwerkern met onze partners, hebben we veel gewensde eisen en functies kunnen implementeren in ons systeem die organisaties het nog makkelijker maakt ISO certificeringen te behalen. Deze persoonlijke aanpak maakt onze software niet alleen het beste kwaliteitsmanagementsysteem binnen de sector, maar zorgt er ook voor dat jij het maximale kunt halen uit jouw organisatie.

Geïnteresseerd?

Geïnteresseerd in onze software en wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag vooral een gratis demo aan of neem contact met ons op en wij komen snel bij je terug.