Rapportageplicht Werkgebonden Personenmobiliteit: Wat is het, voor wie is het en hoe bereid je je voor

Waar komt de rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit vandaan?

De rapportageplicht is een gevolg van het Klimaatakkoord en maakt deel uit van de doelstellingen voor het verminderen van de CO2-uitstoot. Ongeveer 50% van de jaarlijks gereden kilometers in Nederland wordt geschat als afkomstig van woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil daarom inzicht krijgen in de hoeveelheid CO2-uitstoot die hieruit voortkomt. Het doel is om tegen 2030 de uitstoot door personenmobiliteit met 1,5 Mton te verminderen. 

In 2026 zal het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de rapportages evalueren om te beoordelen of alle bedrijven in Nederland gezamenlijk onder het CO2-uitstootplafond zijn gebleven. Als dat het geval is, blijft het bij de rapportageplicht. Als dat niet het geval is, kan er een maximaal CO2-uitstootniveau worden opgelegd aan bedrijven. 

Wat is de rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit?

Vanaf 1 juli 2024 dienen bedrijven en organisaties zich voor te bereiden op het rapporteren van het werkgerelateerde verkeer van hun werknemers. Dit omvat zowel de afgelegde kilometers voor het woon-werkverkeer als voor zakelijke doeleinden. Hoewel aanvankelijk de verplichte rapportage op 1 januari 2024 zou ingaan, is deze deadline uitgesteld tot 1 juli 2024. Als jouw bedrijf al voorbereidingen had getroffen voor de eerdere deadline, kun je nog steeds beginnen met rapporteren. 

Uiterlijk 30 juni 2025 moeten de verzamelde gegevens over het jaar 2024 worden ingediend. Als je ervoor kiest om gebruik te maken van het uitstel, kun je aangeven dat je informatie voor de eerste rapportage slechts voor de helft van het jaar 2024 aanlevert. Als je echter volledig klaar bent voor de rapportageplicht en op 1 januari wilt beginnen, kun je de informatie voor het gehele jaar indienen. 

Het indienen van de rapportage gebeurt via het online formulier van het RVO. De verstrekte informatie over de afgelegde kilometers wordt omgezet in een berekening van de totale CO2-uitstoot. Hieruit volgt een rapport met ook specifieke tips voor verduurzaming. De omgevingsdienst van de locatie waar jouw bedrijf gevestigd is, houdt toezicht op naleving van de rapportageplicht en kan de betrouwbaarheid mogelijk controleren. Het is daarom van belang dat je al je administratie voor de rapportage goed bewaart, hoewel het exacte bewaartermijn nog moet worden bepaald. 

Voor wie geldt dit?

De regelgeving is van toepassing op bedrijven met 100 of meer werknemers. Een werknemer wordt gedefinieerd als iemand met een contract voor 20 uur of meer betaalde arbeid per maand. Het aantal werknemers wordt op 1 juli bepaald om te bepalen of een bedrijf onder de regelgeving valt (vanaf 2025 is dit 1 januari). Als een bedrijf op 1 juli onder de rapportageplicht valt, moet het voor elke werknemer van dat jaar rapporteren, inclusief werknemers die later in het jaar zijn aangenomen. 

Gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en personeel met een nul-uren contract of een contract voor minder dan 20 uur per maand tellen niet mee voor het totale aantal werknemers. Werknemers die in het buitenland wonen maar in Nederland werken, tellen wel mee. 

Het KVK-nummer van het bedrijf is leidend. Als een organisatie meerdere vestigingen heeft met verschillende KVK-nummers, worden deze beschouwd als afzonderlijke bedrijven. Als alle vestigingen onder hetzelfde KVK-nummer opereren, moeten de gegevens uit deze vestigingen samen in één rapport worden aangeleverd. Binnen het rapport kan onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende vestigingen voor een completer beeld van mogelijke verbeteringen. 

De rapportageplicht geldt alleen voor bedrijven die reiskosten vergoeden voor hun werknemers, inclusief vergoedingen als onderdeel van een uitruilsysteem. Bedrijven met minder dan 100 werknemers kunnen vrijwillig een rapportage laten maken voor inzicht in de CO2-voetafdruk van het werkverkeer, hoewel deze gegevens niet meetellen voor de reductiedoelen maar wel voor onderzoek kunnen worden gebruikt. 

Wat moet worden gerapporteerd?

Voor de rapportage moeten de jaarkilometers die werknemers maken voor werkgebonden verkeer worden aangeleverd. Dit omvat kilometers gemaakt met de auto, motor, scooter, bromfiets, (elektrische) fiets en lopend. Deze kilometers worden vervolgens onderverdeeld in categorieën op basis van brandstoftype. Kosten van gedeclareerd openbaar vervoer moeten worden aangeleverd in euro's, zonder onderscheid te maken tussen de verschillende vervoersmiddelen zoals trein, bus, metro, tram, enzovoort. 

Werkgebonden verkeer omvat zowel zakelijk als woon-werkverkeer. Zakelijk verkeer betreft kilometers die werknemers maken voor hun werk, zoals klantbezoeken, vergaderingen op andere locaties of het bijwonen van beurzen. Woon-werkverkeer betreft de afstand van het huis van de werknemer naar de vaste werkplek. Als een werknemer geen vaste werkplek heeft, worden alle reizen beschouwd als zakelijk verkeer. 

Zakelijk verkeer met voertuigen met een grijs kenteken of speciaal aangepaste voertuigen hoeft niet te worden gerapporteerd. Uitzonderingen zijn hulpdiensten zoals politie en brandweer, en bestuurders van openbaar vervoer. Kosten van passagiersreizen van deze bestuurders moeten echter worden geregistreerd. 

Reizen naar het buitenland met het vliegtuig tellen niet mee voor de rapportage, behalve als de reis naar de luchthaven met de auto of het openbaar vervoer is gemaakt. Kilometers over het water, per schip of pont, vallen ook buiten de rapportage. 

Bedrijven met leaseauto's of een eigen wagenpark moeten de privékilometers onderscheiden van de werkgebonden kilometers, en deze laatste verder splitsen op basis van zakelijk en woon-werkverkeer. 

Hoe verzamel je de informatie?

Het kan zijn dat je huidige administratie nog niet is voorbereid om alle benodigde informatie te verstrekken. Begin met het inventariseren van de beschikbare informatie, zoals declaratieoverzichten, kosten van OV-abonnementen en woon-werkafstanden van werknemers. Beoordeel of deze informatie kan worden gesplitst op basis van voertuigtype en brandstoftype, of wat er nodig is om dit te doen. 

Het berekenen van zakelijke kilometers kan op verschillende manieren, afhankelijk van hoe zakelijke ritten worden geregistreerd. Als je declaratiesystemen gebruikt, moet je mogelijk aanpassingen maken zodat het type voertuig en brandstof worden gespecificeerd. Als je alleen een overzicht hebt van gereden kilometers zonder de aard van de rit (zakelijk, woon-werk, privé), kun je de forfaitaire methode gebruiken, die werkt met vastgestelde gemiddelde normen voor kilometers per voertuigtype. 

Voor het berekenen van woon-werkverkeer raadt het RVO aan een (online) enquête uit te zetten onder werknemers. Vraag hen om hun werkgebonden verkeer en het bijpassende voertuigtype in te vullen voor een specifieke week of een gemiddelde werkweek. Het is belangrijk dat werknemers specificeren met welk vervoermiddel en welk brandstoftype ze hebben gereisd.  

Samenvattend

• De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit gaat in op 1 juli 2024.  
• De rapportageplicht is onderdeel van het Klimaatakkoord en is onderdeel van het doel voor CO2-reductie.  
• De rapportageplicht is van toepassing op bedrijven met 100 of meer werknemers.  
• Bedrijven leveren de gemaakte kilometers van hun werknemers aan op basis van vervoerstype en brandstoftype. Dit wordt vervolgens gesplitst in woon-werkverkeer en zakelijk verkeer.  
• Bedrijven moeten zich voorbereiden op het aanpassen van de administratie om al deze informatie kunnen verzamelen.  
• Op uiterlijk 30 juni 2025 moet de informatie over 2024 aangeleverd worden bij het RVO. 

INBISCO

Bedrijven die onder de rapportageplicht vallen, moeten aanzienlijke hoeveelheden informatie verzamelen en bijhouden, wat uitdagend kan zijn om overzichtelijk te houden. INBISCO kan hierbij helpen. Met ons systeem is het eenvoudig om informatie te verzamelen en bij te houden. De kilometers kunnen worden verwerkt in de rapportagefunctie, en medewerkers kunnen herinneringen ontvangen om de benodigde informatie in te vullen. Hierdoor blijft duidelijk welke informatie nog ontbreekt. Met de functie voor herhalende meldingen wordt aangegeven wanneer het weer tijd is om kilometerstanden te verzamelen. Dynamische velden kunnen worden aangemaakt zodat werknemers hun informatie via het systeem kunnen aanleveren. 

Benieuwd naar hoe INBISCO jou kan helpen? Vraag een demo aan via de onderstaande knop. 

Demo aanvragen