Ondernemen in een nieuw economisch tijdperk (deel 2)

Ondernemers willen vaak wel inspelen op veranderingen, maar hoe doe je dat? En hoe zorg je dat je je medewerkers daarin meekrijgt? In onze eerste blog over dit onderwerp gingen we in op het belang van het gebruiken van de aanwezige kennis binnen je bedrijf. In deze blog zullen we het hebben over hoe je dit het beste kunt aanpakken.

In deel 1 van deze blog bespraken we hoe de tijden zijn veranderd en hoe ondernemingen, organisaties en burgers de afgelopen decennia zijn geconfronteerd met veel nieuwe en vooral technologische ontwikkelingen. Met al deze ontwikkelingen moeten bedrijven zich nu constant aanpassen wat leidt tot nieuwe belangrijke kenmerken binnen het bedrijfsleven zoals; transparantie, ondernemen op basis van vertrouwen, open communicatie en afspraken over rendement. Daarbij zijn er ook nieuwe ondernemingen die, zonder de ballast van het verleden, zich snel en winstgevend ontwikkelen. Zij hebben de wind in de zeilen door de praktische uitvoering van innovatie en durf.

Om als organisatie dit tijdperk het beste aan te kunnen pakken moet men meer cooperatief denken en medewerkers laten meedenken, participeren en bij te laten dragen aan het succes van je bedrijf. Om dit zo goed mogelijk te doen en om de collectieve intelligentie van de organisatie aan te boren werken we bij INBISCO met de RASCI Methode binnen onze software!

RASCI Methode B.V.

RASCI Methode B.V. heeft op basis van tientallen jaren ervaring een praktische en uitermate eenvoudige methode ontwikkeld om de collectieve intelligentie binnen organisaties te activeren. Wij faciliteren dit proces binnen de met het management vastgestelde kaders. We doen dit door het proces centraal te zetten, samen met een proceseigenaar en de betrokken medewerkers. Door het samenbrengen van alle (vaak verborgen) ‘puzzelstukjes’ die vakmensen aandragen, ontstaat een compleet beeld van het proces. Daarbij stellen we een optimale rolverdeling vast middels de RASCI-rollen, waarbij medewerkers datgene doen waar ze goed in zijn en dit afstemmen met wie dat noodzakelijk is, waardoor het proces optimaal kan verlopen. De nodige verbetermaatregelen zetten we dusdanig in gang dat iedereen hieraan optimaal kan bijdragen en de voortgang eenvoudig zelf kan monitoren.

Voor het kernachtig in kaart brengen van de processen gebruiken we het RASCI-model©. Deze ontsluiten we middels de webappli catie The Process Manager. Om de verbeterpunten eenvoudig met elkaar te kunnen delen en te monitoren gebruiken we eveneens een webapplicatie ‘IRIS’, waarmee we de issues via een zelf in te regelen workflow afhandelen en analyseren.

Richting, vertrouwen en transparantie

De uitgangspunten die we bij RASCI Methode B.V. gebruiken om deze transformatie van binnenuit op te wekken, zijn als volgt te omschrijven. Allereerst geeft het management de nieuwe (innovatieve) richting met bijbehorende kaders aan. Zonder heldere doelen van het management is er geen organisatie-transformatie mogelijk. Tegelijkertijd kan transformatie van binnenuit niet worden opgewekt zonder de betrokkenheid van alle partijen. Het management stelt dus de kaders, de invulling volgt vanuit het collectieve perspectief. Bij het stellen van de kaders staan de primaire processen centraal met het nieuwe ‘Businessmodel’ als uitgangspunt. Voor het invullen van de transformatie maken we gebruik van de collectieve intelligentie. Wij gaan ervan uit dat medewerkers vakmensen zijn en specialistische kennis en ervaring hebben van het primaire proces. Door het samenbrengen van dit vakmanschap kan de benodigde kennis worden verzameld en effectief worden ingezet bij het vaststellen van de ‘nieuwe’ werkwijze.

Veranderende rol van het management:
- Kaders geven waarbinnen mensen vrij kunnen bewegen;
- Werken vanuit principes in plaats van regels;
- Investeren in de ontwikkeling van vakmensen;
- Initiëren van de verandering en mede werkers inspireren om dat zelf te doen.

Veranderende rol van medewerkers:
- Betrokkenheid vanaf het eerste moment, liefst al vanaf strategiebepaling;
- Mensen laten participeren en meedenken – hun professionele inbreng is noodzakelijk;
- Flexibel inrichten van de kernprocessen met duidelijke rollen (in plaats van functies);
- Faciliteren en ondersteunen van hun veranderende rol in dit proces.

Het op deze wijze betrekken van alle lagen uit een organisatie vraagt wel een grote hoeveelheid vertrouwen, wat ons bij het laatste uitgangspunt brengt: Werken met volledige transparantie. Het opzetten van een verandering brengt vrijwel altijd onzekerheid bij medewerkers met zich mee. Dit leidt vervolgens tot terughoudendheid of zelfs tegenwerking, hetgeen de slaagkans van de transformatie aanzienlijk kleiner maakt. Door alle medewerkers te betrekken bij het proces en hier open en eerlijk over te zijn wordt het benodigde vertrouwen gecreëerd. Het doorvoeren van organisatorische transformatie is alleen mogelijk door het stellen van duidelijke doelen door het management (richting), door betrokkenheid van de medewerkers (vertrouwen) en door heldere communicatie en informatie (transparantie).