Hoe waarborg ik continuïteit voor de toekomst?

Door de communicatie met onze grote klanten en onze positie midden de arbeidsmarkt zijn we bij INBISCO tot de conclusie gekomen dat organisaties nu drie dingen nodig hebben om zich uit deze crisis te kunnen boxen; grip op je bedrijfsprocessen en de structuur van al deze (sub)processen, optimale efficiëntie en optimalisatie binnen al je processen en vooral een compleet overzicht op wat er nou eigenlijk allemaal gebeurt in je organisatie op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Als je deze drie eigenschappen van procesmanagement onder controle krijgt, kun je beter analyseren hoe je bedrijf er in deze crisis voor staat en ruimte maken om écht te kijken naar de mogelijkheden en veranderingen die je als organisatie zult moeten doorzetten.  

Procesmanagement 

Procesmanagement is cruciaal voor elke organisatie aangezien je hele organisatie natuurlijk bestaat uit processen op alle verschillende niveaus en richtingen. Deze processen en sub-processen gaan vaak automatisch, waardoor het logischerwijs makkelijker wordt voor organisaties om deze processen vergeten te checken. Echter kan dit een valkuil zijn voor veel organisaties aangezien processen over tijd vaak langer duren dan nodig, haperen, hun risico’s veranderen of toenemen, te complex kunnen worden en hierdoor minder transparant kunnen worden voor de medewerkers verantwoordelijk. Vaak hebben organisaties daarom niet door hoeveel tijd en kosten ze kunnen besparen door inzicht te creëren binnen hun bedrijfsprocessen en deze kennis optimaal te benutten! Door effectief procesmanagement komt er dan ook ruimte om te gaan innoveren, bedrijfsprocessen te optimaliseren en processen duidelijker te maken voor je medewerkers.  

GRIP 

Grip; het is een veelzijdig woord, maar wat betekent grip op je processen nou eigenlijk? Grip betekent dat je controle hebt over al je bedrijfsprocessen doordat je kennis hebt over de inhoud van deze processen en deze kennis kan gebruiken om je processen te optimaliseren en gemakkelijk opnieuw kan inrichten wanneer dit nodig of gewenst is. Bij grip op je processen moet je denken aan de wendbaarheid van je processen; zijn ze flexibel of niet? Is er ruimte om dit proces aan te passen? Hebben alle medewerkers inbegrepen in dit proces wel goed door wat hun rollen en taken zijn en hoe is het proces precies opgebouwd en gestructureerd? Vaak wordt over de jaren heen een proces door al deze regels en toegevoegde informati zo ingewikkeld dat zelfs het gewenste serviceniveau behalen lastig kan worden. Al helemaal nu in een tijd waarin je juist kosten en tijd moet besparen en je hele bedrijfsstructuur zo optimaal mogelijk moet laten opereren, is grip op je processen dus cruciaal. 

Om al deze proces inzichten op te doen en dus grip te krijgen, betekent dit dat je als organisatie elk proces duidelijk en overzichtelijk moet vastleggen. Dit klinkt misschien als veel werk, maar met de juiste software en service kan dit gemakkelijk worden gedaan en kun je je proces structuur duidelijk vastleggen en gemakkelijk reorganiseren. Door dit te doen, heb je al deze processen overzichtelijk en toegankelijk bij de hand. Bij INBISCO kunnen we je daar mee helpen met onze module de Process Manager (Zie voorbeeld in afbeelding 1). Geïnteresseerd? Door op de onderstaande knop te drukken kun je meer lezen over ons managementsysteem voor procesmanagement.  

De Process Manager

Afbeelding 1. Een voorbeeld van een businessmodel uitgedrukt in processen - Process Manager

EFFICIËNTIE 

Nadat je je processen goed hebt uitgemapt en gestructureerd, moet je gaan analyseren hoe je het beste deze processen kunt gaan optimaliseren om deze zo efficiënt mogelijk te maken. Als je al grip hebt gecreëerd op al je bedrijfsprocessen zoals net omschreven, is deze tweede stap makkelijker te ondernemen. Bij deze stap gaan we namelijk kijken naar de precieze inhoud van elk proces en of deze nog voldoet aan de gewenste kwaliteit: 

• Kijk bij elk proces welke informatie oud is en wellicht geüpdate moet worden.  
• Kijk goed naar de kwaliteit van het proces, kan deze verhoogd worden of zijn er extra risico’s bijgekomen?  
• Kijk of de visie, strategie en missie van je organisatie zich reflecteert in deze processen of dat dit nog meer nodig is. Als je in elke proces deze drie aspecten goed verwerkt, word je consistenter in je bedrijfsvoering; zowel intern als extern.  
• Daarnaast moet je goed bij elk proces kijken hoe deze de rol van je stakeholders en klanten reflecteert. Kijk waar je in elk proces extra waarde kan toevoegen voor de ervaring van de klant of waar je deze misschien moet verschuiven en aanpassen aan nieuwe stakeholders. 
• Wanneer je nieuwe waarde en informatie toevoegt, kijk dan ook gelijk naar hoe je deze kunt omzetten naar meetbare KPI’s/targets. Als je bij elk proces aangeeft hoe dit gemeten kan worden, heb je uiteindelijk een poel van data waarmee je verder kan optimaliseren 
• Kijk goed naar de rollen en taken van de medewerkers betrokken bij elk proces. Zijn nog steeds dezelfde mensen nodig? Moeten deze taken aangepast worden? Bij INBISCO werken we voor deze analyse met de bekwaamde RASCI Methode. Deze methode zorgt ervoor dat je optimaal de kwaliteiten en intelligentie van je medewerkers benut bij elk proces. 
• Wanneer je je uitgewerkte en vernieuwde processen gaat doorvoeren, zorg er dan voor dat hier een daadwerkelijk implementatie aan te pas komt. Veranderingen kunnen pas echt worden doorgevoerd als je deze compleet implementeert en accepteert in je bedrijfsstructuur. Wanneer men het managementsysteem van INBISCO gaat doorvoeren, gaat dit uiteraard ook gepaard met een door ons begeleide implementatie. Is iedereen binnen je organisatie on board en geïnformeerd? Zo ja, dan ben je pas écht goed bezig.  

OVERZICHT 

Nadat je je processen hebt gestructureerd en geoptimaliseerd heb je een overzicht gecreëerd van alles wat er binnen je organisatie gebeurt. Nu heb je dan ook de ruimte om je te kijken naar waar je innovatie toe kan passen of op welke processen je moet focussen in de huidige crisis. Doordat je nu duidelijk overzicht hebt op al je processen door deze ruim onder de loep te hebben genomen kun je nu dan ook je organisatie makkelijker en wendbaarder sturen om je kwaliteit en continuïteit te waarborgen tijdens- en na deze crisis. Omdat je processen nu geoptimaliseerd zijn kun je je dan ook gaan focussen op continue verbetering binnen je bedrijfsstructuur. Dit kun je doen volgens de continue leer-en verbeteringscyclus de PDCA (Plan, Do, Act, Check), of volgens onze eigen aangepaste PDCA cirkel; de PMMI cirkel (Plan, Manage, Monitor, Improve).  

Afbeelding 2. De PMMI cirkel van INBISCO

Met onze module IRIS, kun je dan ook je kwaliteit en risico’s constant gaan registreren en weet altijd iedereen wat zijn of haar taken zijn. Hierdoor monitor je de verbeteringen en aanpassingen die je hebt doorgevoerd en creëer je data die jou inzicht kan geven over waar je nog meer kunt verbeteren. Door continu leren en verbeteren op te nemen in je bedrijfsstructuur maak je het jezelf makkelijker om snel te reageren op veranderingen in de bedrijfsvoering. Op deze manier sta jij klaar om deze crisis succesvol door te komen! 

INBISCO Management Systems 

Met onze Management Systemen voor proces, kwaliteit en risicomanagement, kun jij gemakkelijk je hele bedrijfsstructuur in beeld brengen en op elk aspect optimaliseren. Onze software modules voldoen dan ook aan alle ISO en VCA-certificeringen en kunnen gebruikt worden om jou te helpen deze certificeringen te behalen. Geïnteresseerd in onze software? Wij helpen je graag deze crisis goed door te komen met onze begeleiding, jarenlange ervaring en onze hoge kwaliteit managementsystemen. Neem dus vooral contact met ons op, of vraag een gratis demo aan!