Bij INBISCO bieden we een module voor Business Process Management, of in andere woorden; proces management. Onze module de Process Manager, helpt jou bij het structureren en optimaliseren van al je bedrijfsprocessen. Echter komen bij dit proces veel aspecten kijken die deze term wat ingewikkeld kunnen maken. Dus hoe werkt Business Process Management nou precies? Waarom is Business Process Management zo belangrijk en handig voor de kwaliteit en efficiëntie van je organisatie? 

Wat is Business Process Management?  (BPM) 

Business Process Management kun je zien als een samengesteld vakgebied tussen bedrijfskunde en organisatiepsychologie. In BPM analyseer je hoe je werkprocessen en de taken, bevoegdheden en samenwerking van medewerkers in deze processen verbeterd kunnen worden. BMP betreft de hele levenscyclus van al je bedrijfsprocessen; het identificeren, ontwikkelen, inrichten en implementeren van processen tot de uitvoering, het beheren, beheersen, analyseren en verbeteren van al je processen. Hiermee richt je je op het continu verbeteren van al je bedrijfsprocessen en uiteindelijk het creëren van hogere kwaliteit in je hele bedrijfsstructuur en/of bedrijfsketen.  

Kortom, BPM geeft hiermee antwoord op de vraag; wat gebeurt er nu eigenlijk precies in mijn organisatie?  

Verschillende bedrijfsprocessen 

Als je kijkt naar het organisatieniveau zijn er drie verschillende soorten bedrijfsprocessen: 

• De primaire processen, ook wel kernprocessen: deze processen hebben betrekking tot het voortbrengen en de verwerking van een dienst/product van je organisatie voor een externa klant.  
• De secundaire processen, ook wel ondersteunende bedrijfsprocessen: deze processen hebben betrekking tot randvoorwaardes die  op alle overige processen effectief moeten worden uitgevoerd door een interne afnemer. Denk hierbij aan de afdelingen IT, HR of financiële administratie. 
• De tertiaire processen, ook wel besturende processen: deze processen richting zich op de planning, controle, rapportage, evaluatie en het bijsturen van de organisatie van alle processen. 

Wanneer je integraal procesmanagement toepast in je bedrijfsstructuur betekent dit dat je de bovenstaande processen duidelijk gaat structureren, beheersen en met deze inzichten je processen continu gaat aanpassen en waar nodig veranderen. Dit gaat echter alleen als je je organisatie ziet als een geheel van processen voor uitvoeren, continu verbeteren en vernieuwen.   

Met effectief Business Process Management kun je dus je processen gaan optimaliseren waardoor je je doorlooptijd, kosten en risico’s en kwaliteit van je processen kunt beheersen. Door de grip die je krijgt op je organisatie wanneer je effectief BPM uitvoert, zien we dan nu ook dat veel meer organisaties hun tijd gaan steken in BPM.  

De rol van de RASCI-methode 

Elk proces bestaat uit mensen die verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben binnen dit proces. Bij BPM is het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarom cruciaal om een proces zo effectief mogelijk te laten uitvoeren. Om onduidelijkheid te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen goed weet wat ze moeten doen gebruiken we bij onze module de Process Manager dé methode voor rolverdeling; de RASCI–methode. De RASCI Methode staat voor: 

Responsible (verantwoordelijke)  

Accountable (eindverantwoordelijke)  

Supportive (ondersteunende)  

Consulted (de geraadpleegde)  

Informed (de geïnformeerde) 

Met RASCI geef je iedereen binnen het proces een duidelijke rolverdeling om efficiëntie te verhogen en onduidelijkheid te verkleinen.  

Lees hier meer over RASCI. 

Procesgericht denken en sturen 

Met alleen BMP ben je er niet, effectief BMP heeft ook een switch in je organisaties’ mindset nodig om procesgericht te denken en te sturen. Hierin staat uiteraard het proces centraal en worden alle procesaspecten die belangrijk zijn goed in beschouwing genomen. Een procesgerichte organisatie richt zich niet alleen op afzonderlijke afdelingen, maar op de hele keten van processen die vaak over meerdere afdelingen is verdeeld. Dit betekent dat mogelijke veranderingen, problemen en ideeën zullen ontstaan naar aanleiding van het implementeren van procesmanagement die gaan over het optimaliseren van de werkwijze over meerdere afdelingen. Een procesgerichte organisatie verzamelt dus issues, lost deze issues gelijk op en vertaalt deze door naar structurele verbeteringen. Voor dit onderdeel van BPM bieden we bij INBISCO de module IRIS die kwaliteit- en afwijkingsregistraties toestaat in je gehele organisatie. Hierdoor kun je gelijk handelen naar mogelijke problemen of ideeën in je organisatie en deze gelijk doorvoeren in je processen.  

Lees hier meer over IRIS. 

Kwaliteit management & Business Process Management 

Door BPM toe te passen op je organisatie verbeter je dus ook indirect de kwaliteit van je service/product. Integratie van bedrijfsprocessen helpt dus naast het efficiënter presteren ook om je service aan je klant te verbeteren. Doordat je in een procesgerichte organisatie je richt op het verzamelen van kwaliteit en afwijkingsregistraties maak je je processen flexibeler voor verbetering en kun je zo de kwaliteit van je bedrijfsvoering managen.  

Meer weten hoe wij je met onze modules gemakkelijk kunnen helpen BPM effectief te implementeren in je bedrijfsstructuur? Neem vooral contact met ons op en vraag een gratis demo aan voor onze modules de Process Manager en IRIS!