ISO 9001:2026: de veranderingen & tips

De nieuwe ISO 9001 is er! De internationale norm voor kwaliteitsmanagement verandert haar 2015 versie naar eentje uit 2026. De nieuwe versie van de norm bouwt voort op de 2015-versie. De structuur en de kernprincipes als klantgerichtheid, procesbenadering en risicogebaseerd denken blijven. Er zijn wel een aantal inhoudelijke veranderingen. Die lichten we hier graag toe.

De introductie van een toetsbare kwaliteitscultuur

Kwaliteitscultuur is altijd een impliciet onderdeel van de ISO 9001 geweest. In de nieuwe versie wordt dat concreet gemaakt. Dit betekent dat een auditor bewijs zal willen zien van gedrag. Tevens wordt ethisch handelen hierin opgenomen.

Wat dat concreet betekent? Een poster in de kantine, een gedragscode uitgeschreven in het introductiepakket en een aanwezigheidslijst van een cultuurtraining zijn op zichzelf niet goed genoeg. Niet compleet onbelangrijk, maar niet genoeg om een echte kwaliteitscultuur aan te tonen.

Wat je wel nodig hebt? Meldingen van medewerkers mét een (tijdige) reactie van management. Aantoonbare gevallen waar kwaliteit voorrang kreeg boven de planning. Of maatregelen die de oorzaak van een probleem daadwerkelijk wegnemen.

Als er bij jou in de organisatie al een echte kwaliteitscultuur bestaat, is dit niet heel moeilijk. Mogelijk moet er een rapportage gemaakt worden of wat data verzameld worden. Leeft bij jou de kwaliteit wel voornamelijk nog op papier? Dan moet je aan de slag.

Tip: Start eerst met in kaart brengen waar het misgaat. Merk je dat collega’s incidenten niet melden? Is er menig keer aangegeven dat kwaliteit prioriteit heeft, maar zie je in de praktijk dat planning toch voorgaat? Doe geen aannames over de oorzaken. Zodra je de onderliggende wringpunten in beeld hebt, kan je oplossingen gaan bedenken. Oplossingen die het daadwerkelijke probleem oplossen en zo de start van een echte kwaliteitscultuur kunnen faciliteren.

Kwaliteitsbeleid als onderdeel van de strategie

Dit is niet compleet nieuw. Het kwaliteitsbeleid moest passen bij het doel en de context van de organisatie en de strategische richting ondersteunen. In 2026 verandert dat niet. Wat wel verandert is de structuur en de nadruk. Het kwaliteitsbeleid wordt kritischer onder de loep genomen, zeker in combinatie met de toetsbare kwaliteitscultuur.

Kwaliteitsbeleid mag geen standaardtekst zijn. Een goede controlevraag is: kan een ander bedrijf dit beleid woord-voor-woord overnemen? Zo ja, dan is het te algemeen. Het beleid moet tonen hoe kwaliteit jouw strategie ondersteunt en je moet aantonen hoe het wordt toegepast en begrepen in de organisatie (zoals de kwaliteitscultuur).

Tip: Stel een aantal concrete prioriteiten. Dit helpt met het scherpstellen van het kwaliteitsbeleid en deze punten zullen de onderwerpen zijn die direct in de strategie terugkomen. Zo krijg je geen oneindig kwaliteitsbeleid dat niet te hanteren is en word je verplicht om kritisch te kijken naar de belangrijkste onderwerpen.

Risico’s en kansen worden apart beoordeeld

Risico’s en kansen mogen voortaan niet meer in één regel beoordeeld worden. Eerst was het mogelijk om bijvoorbeeld bij het aansluiten van een nieuwe leverancier zowel wat er fout kon gaan als wat de samenwerking kon opleveren in één overzicht.

Kansen werden te snel onderbelicht als ze naast risico’s werden gezet. Logisch: mogelijk verlies vraagt toch snel meer aandacht dan mogelijke winst. Met de ISO 9001:2026 een bewuste(re) aanpak voor het benutten van kansen.

Dit betekent niet dat je een compleet tweede register hoeft op te bouwen. Zolang elk risico en elke kans aantoonbaar apart beoordeeld zijn, kan dit gewoon in dezelfde tool blijven. De gebruikte tool moet hier natuurlijk wel de mogelijkheid toe hebben.

Tip: Identificeer de kansen die momenteel verscholen zijn in je risicobeoordeling. Deze staan vaak als bijzin bij je risico’s. Registreer de kans op een eigen regel en koppel de bijbehorende acties. Vergeet hier niet opnieuw de verantwoordelijke te beoordelen. Een kans hoeft niet per se door dezelfde collega als het risico te worden opgepakt.

Scherpere eisen aan change management

In de 2015-versie waren er vier vastgestelde punten die je moest overwegen als je een verandering wilde doorvoeren in het kwaliteitsmanagementsysteem: het doel en de mogelijke gevolgen van de verandering, de integriteit van het systeem, de beschikbaarheid van middelen en de toewijzing van verantwoordelijkheden.

In de ISO 9001:2026 zijn daar nog drie aandachtspunten aan toegevoegd:

• Hoe wordt de verandering gecommuniceerd?
• Hoe wordt de verandering gemonitord en geëvalueerd?
• Hoe worden de resultaten beoordeeld?

Dit toont een verschuiving naar enkel de voorbereiding van een wijziging tot de actieve terugkoppeling.

Tip: Plan het review moment gelijk bij het doorvoeren van de wijziging. In de praktijk gebeurt een review die niet ingepland is bijna nooit. Voeg deze stap toe aan de werkwijze en zet de uitkomst bespreken ook gelijk op de agenda van de directiebeoordeling.

Aanvullende tips

• Begin met een gapanalyse tussen het kwaliteitsmanagementsysteem volgens de 2015-versie en wat ontbreekt voor de nieuwe versie.
• Maak een planning die een gefaseerde aanpak mogelijk maakt. Dit werkt beter dan alles in een paar maanden proppen.
• Wijs een projecteigenaar aan en betrek de directie vanaf het begin.
• Zorg ervoor dat de projecteigenaar, en eventuele projectgroep, de ruimte, tijd en middelen krijgt om dit op te pakken.
• Behandel de transitie zelf als een wijziging volgens de nieuwe eisen aan change management.
• Indien nodig, begin dan met  de kwaliteitscultuur. Een bestand of een inrichting van een systeem kan je zo aanpassen, maar bewijs van gedrag moet over tijd ontstaan.