Wat betekent continu verbeteren voor mijn organisatie? 

Eerst is het wel handig om te kijken naar wat Continu Verbeteren nou precies betekent. Continu verbeteren houdt, heel voor de hand liggend, in dat je je organisatie naar een hoger kwaliteitsniveau wilt tillen. Namelijk, een niveau waarbij de gehele cultuur en werkwijze ingesteld staat en gemotiveerd is om de kwaliteit binnen elk bedrijfsproces constant te verbeteren. Hierbij hoop je je productieketen of service efficiënter te maken en te besparen op kosten en tijd. Oorspronkelijk is continu verbeteren onderdeel van het zogenaamde ‘Lean Management’, een vorm van management waarin de hele organisatieketen draait om het creëren van maximale waarde voor de klant. Wij vinden echter dat alle stakeholders van een organisatie moeten kunnen profiteren van deze maximale waarde, niet alleen de klant. Uiteindelijk ligt de basis van Continu Verbeteren voor ons bij twee belangrijke punten. Aan de ene kant ligt het bij de cultuur en de mens binnen je organisatie en aan de andere kant bij een de implementatie en het gebruik van een goed kwaliteitsmanagementsysteem.  

Stel de medewerker centraal 

Bij Continu Verbeteren binnen je organisatie staat de medewerker centraal. Nu hoor ik men al zeggen ‘de medewerker staat toch meestal centraal, anders kan je organisatie niet goed functioneren’. Echter, zijn we door de jaren heen een beetje vergeten hoe belangrijk de input is van medewerkers in het verbeteren van je organisatie. Als je kijkt naar de collectieve intelligentie van al je medewerkers bij elkaar, ligt hier een waardevolle bron van inspiratie en motivatie voor verbetering! Iedereen is anders, werkt op een andere manier en heeft andere taken en verantwoordelijkheden. Dit levert niet alleen verschillende perspectieven op maar ook vele ogen die samen kijken naar je gehele bedrijfsvoering.  

Bij Continu Verbeteren benut je deze collectieve intelligentie en oplettendheid en motiveer je al je medewerkers om verbeteringen in alle bedrijfsprocessen te melden en door te voeren. Dit kunnen verbeteringen van elke grootte zijn. Doordat je al je medewerkers stimuleert om constant met (kleine) verbeteringen te komen, kun je dus continu de vele aspecten van je bedrijfsvoering; zoals kosten, kwaliteit, werkveiligheid, productiviteit, klantcontact, etc. verbeteren. Deze manier van verbeteren binnen je organisatie is erg efficiënt en zorgt onder andere voor meer motivatie om harder te werken omdat men ziet dat moeite zichtbaar effect heeft. Hier ligt dus ook een verantwoordelijkheid bij management. Als je deze continu verbeteren cultuur niet laat bloeien, loop je veel mis! 

Een kwaliteitsmanagementsysteem 

Om ervoor te zorgen dat al je medewerkers hun verbeteringspunten kwijt kunnen is het natuurlijk het handigst om een systeem te hebben dat dit gestructureerd en systematisch registreert en deze punten kan analyseren en monitoren. Je wilt namelijk niet dat iedereen in Excel of Word bestandjes verbeteringen bij gaan houden, het is belangrijk dat dit transparant en effectief gebeurt. Hiervoor het je dus een kwaliteitsmanagementsysteem voor nodig. Een goed kwaliteitsmanagementsysteem zorgt ervoor dat iedereen binnen je organisatie deze meldingen kan registeren, analyseren, verbeteren en kan monitoren.  

Lees hier meer over ons kwaliteitsmanagementsysteem IRIS:

IRIS

Lees hier meer over de wat een kwaliteitsmanagementsysteem inhoudt:

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

De stappen:

1. Kijk goed naar waarom je continu verbeteren wilt implementeren in je organisatie: In deze eerste stap is het belangrijk dat je goed kijkt naar missie, visie waardes en doelen die je als organisatie hebt gesteld. Het is namelijk belangrijk dat deze stap past binnen je organisatie en dat dit je missie, visie, waardes en doelen versterkt.  

2. Reflecteer op wie (welke stakeholders; zowel binnen als buiten de organisatie) je wilt betrekken bij continu verbeteren binnen je organisatie en welke beweegredenen je hebt om deze stap te zetten: Voordat je begint met het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem, raden we je aan om goed te kijken welke stakeholders je hierbij wilt betrekken. Hiermee bedoelen we dat je goed moet kijken naar welke stakeholders (medewerkers, klanten, ect.) je integreert in je kwaliteitsmanagementsysteem en dus laat helpen bij het verbeteren van je kwaliteit. Daarnaast is het belangrijk dat je goed kijkt naar de doelen die je wilt behalen op het gebied van continu verbeteren. Zo heb je iets om naar toe te streven. Kijk hierbij naar bepaalde doelen die je wilt behalen in je service, of bepaalde ISO-certificeringen die je wilt halen, etc.

3. Implementeer een goed kwaliteitsmanagementsysteem: We hebben net al besproken dat het een kwaliteitsmanagementsysteem ongelooflijk helpt bij het implementeren van Continu Verbeteren binnen je organisatie. We raden dan ook elke organisatie aan om daadwerkelijk zo’n systeem te implementeren wanneer het besluit is genomen om meer op kwaliteit te gaan focussen. 

4. Zorg ervoor dat iedereen het systeem goed snapt: Dit onderdeel is cruciaal voor continu verbeteren, want als je systeem niet goed landt binnen je organisatie heb je weinig aan je investering. Zorg er dus voor dat je een toegankelijk kwaliteitsmanagementsysteem aanschaft en deze goed implementeert met veel persoonlijke aandacht voor je werknemers. Richt het systeem dan ook goed in (met hulp) zodat iedereen weet hoe, wat en waar ze hun verbeteringen kunnen melden. Denk hierbij aan de verschillende afdelingen binnen je organisatie, maar benadruk dat men zich niet moet beperken tot hun eigen afdeling met verbeteringen. Laat vooral ook de waarde zien van het kwaliteitsmanagementsysteem voor zowel je medewerkers als de gehele organisatie.  

5. Registeren: Wanneer je je systeem hebt geïmplementeerd begint het echte werk; het registeren van afwijkingen en verbeteringen. Stap 4 is dus cruciaal om mensen te motiveren daadwerkelijk op te letten en aan te moedigen om in stap 5 echt verbeteringen te durven registreren. Met een kwaliteitsmanagementsysteem creëer je via deze registraties een waardevolle datapool die je kunt gebruiken om je kwaliteitsproces te analyseren. 

6. Analyseren: Doordat je alle afwijkingen registreert kun je in een goed kwaliteitsmanagementsysteem deze verzamelde data analyseren en kijken waar binnen je organisatie kwaliteitsproblemen liggen. Deze data is erg waardevol aangezien het ook een goed beeld geeft wat er nu allemaal precies binnen je organisatie gebeurt.  

*Bij INBISCO kunnen alle medewerkers afwijkingen, verbeteringen en taken registreren en toekennen in ons kwaliteitssysteem IRIS. Zo heb je altijd real–time informatie over wat er binnen je organisatie gebeurt, kun je elk moment analyses uitvoeren en direct handelen.   

7. Realiseer oplossingen: Wanneer afwijkingen, taken of kwaliteitsverbeteringen worden geregistreerd is het natuurlijk handig als iemand gelijk met deze meldingen aan de slag kan. In een goed kwaliteitssysteem is het dan ook handig als je binnen zo’n melding gelijk taken aan mensen toe kan wijzen zodat de kwaliteit direct kan worden verhoogd. Wanneer er dus een melding binnenkomt is het aan te raden om direct hier mensen aan te koppelen die de oplossingen kunnen realiseren. Zo pak je direct kwaliteitsproblemen aan en wordt het makkelijker om continu te verbeteren.  

8. Monitor: Wanneer oplossingen voor meldingen staan ingepland is het verstandig om deze te gaan monitoren en de voortgang te zien van zo’n verbeteringsproces.  

9. Rapporteer: Wanneer er binnen een bepaalde tak van je organisatie veel afwijkingen en/of verbeteringen zijn gemeld is het natuurlijk goed om hier tussendoor rapportages van te maken om zo de voortgang van de kwaliteitsverbeteringen binnen je organisatie te analyseren en deze te rapporteren naar degene verantwoordelijk voor het gehele verbeteringsproces. Deze rapportsages kunnen zo helpen met het sturen van het gehele proces, het creëren een overzicht van de vooruitgang en het coördineren van taken en verantwoordelijkheden.  

10. Evalueer en stuur: Wanneer er is gerapporteerd kan men de uiteindelijke verbeteringen evalueren, reflecteren op hoe het proces verliep en de nieuwe inzichten gebruiken om de strategie en bedrijfsprocessen aan te passen en zo je organisatie naar een hoger niveau te tillen.  

11. Herhaal vanaf stap 6 voor de continu verbeteren cyclus. Wanner stap 6 tot 10 soepel gaan en het nieuwe normaal worden binnen je organisatie, heb je continu verbeteren echt geïmplementeerd binnen je organisatie. Het blijft belangrijk om continu te blijven reflecteren op hoe dit hele proces gaat, want ook continu verbeteren kun je blijven verbeteren! 

Geïnteresseerd in Continu Verbeteren binnen jouw organisatie? 

Wil jij graag je organisatie naar een nieuw kwaliteitsniveau tillen? Bij INBISCO bieden we hèt kwaliteitsmanagementsysteem (IRIS) dat elke organisatie kan helpen om continu verbeteren te implementeren in de gehele bedrijfsvoering. Geïnteresseerd? Neem vooral contact met ons op en/of vraag een gratis demo aan!