Rietlanden Terminals

In gesprek met Solvej Schenk

Begin dit jaar waren we welkom bij Solvej Schenk; de HSEQ Manager van Rietlanden Terminals. Solvej heeft gedeeld hoe zij INBISCO heeft leren kennen, heeft geïmplementeerd en inzet in de dagelijkse werkzaamheden op de terminal.

Laden, lossen en overslag van droge bulk

In de Amsterdamse haven, opgedeeld in twee locaties, is Rietlanden al jaren een belangrijke speler in de op- en overslag van verschillende ladingsstromen. Solvej werkt sinds 2015 bij Rietlanden en is hier o.a. verantwoordelijk voor de veiligheid van mens en milieu. Hier gebruikt ze ook een meldingssysteem voor, namelijk INBISCO – QHSE.

Als op- en overslagbedrijf heeft Rietlanden geen eigen producten. De meeste ladingsstromen zijn afkomstig van het moederbedrijf. In totaal werken er zo’n 100 mensen op de terminal. Van de 100 is het grootste gedeelte operationeel; een verhouding van ongeveer 70 tegen 30. Na een overname in 2008 werd de focus op veiligheid en gezondheid alsmaar groter en dat is nu, jaren later, nog steeds zo. De organisatie is dan ook trots dat de terminal er netjes en opgeruimd bij ligt en het veiligheidsbewustzijn groot is. Dit vergroot niet alleen de veiligheid, maar maakt ook de werkomstandigheden fijner.

‘’Mensen zijn eraan gewend dat er goed met ze omgegaan wordt. Dat verdienen ze ook, dat ze veilig kunnen werken. ‘Steek je vinger op voor veiligheid’, zeggen we dan. Je hebt het recht om veilig te werken. Dus als het niet veilig is, dan moet je het niet doen.’’

De wens voor een managementsysteem

Met de vergrote focus op veiligheid, werd het melden van afwijkingen ook steeds belangrijker. Het voorgaande systeem, gebouwd door een éénmansbedrijf, voldeed niet meer aan de wensen van de organisatie.

‘’De afhankelijkheid van een persoon en de compatibility wens met onze systemen waren op dat moment de reden dat we besloten dat we een ander systeem wilden. Bovendien wilden we meer functionaliteiten in het systeem terugzien.’’

Verschillende systemen werden bekeken, maar geen één systeem sprak echt aan of paste precies bij de wensen. Andere doelstellingen kregen de voorrang. Toen de zoektocht op een laag pitje stond, volgde Solvej een presentatie van INBISCO’s managing director Koos. Dit sprak wel aan. Solvej had het geluk om achter de schermen mee te mogen kijken bij mede-terminal EMO, dat ook gebruik maakt van INBISCO. Ze kon zo zien hoe zij invulling hebben gegeven aan het systeem. Koos werd vervolgens uitgenodigd om nog een presentatie te geven voor het MT.

Geïnspireerd door de mogelijkheden, besloot Rietlanden het systeem te kiezen en ging toen zelf aan de slag.

‘’Het systeem is heel makkelijk om te gebruiken en om het in te richten. Ik vind het dan ook wel leuk om een concept van A tot Z uit te denken; oké dan wil ik dit, dan wil ik er dat en dat mee kunnen doen, hoe kan ik het terug vinden, hoe kan ik handig met codes werken of een manier dat het wel gewoon goed aan elkaar gekoppeld is.’’

Iedereen in de organisatie betrokken

Hoe je een systeem dan optimaal in gebruikt neemt? Iedereen in de organisatie meekrijgen.

‘’Als het MT het niet draagt en er geen draagvlak is in de organisatie, dan kan je het vergeten. In je uppie trek je dit niet voort. Het is een fantastisch mooi systeem, maar je kan het mooiste systeem ter wereld kopen, als het niet gedragen wordt dan kom het er ook niet uit.’’

‘’We hebben bij de opzet een interne training gegeven. De mensen erbij betrokken. Gezegd wat het kan. Hoe je het kan vullen. Ik bedoel, iedereen kan een melding maken. Je volgt het scherm en dan komt het goed. Maar, we hebben wel verschillende meldingssoorten en we vragen op voorhand, jongens, kijk welke het meest treffend is.’’

‘’We zien wel een verschil tussen de medewerkers die melden of niet melden. De shovelmachinisten of de kraandrijvers, die werken eigenlijk niet met INBISCO. Ze staan wel keurig netjes in het systeem. Zij melden dingen bij hun voorman en de voorman meldt het in het systeem. Maar je wilt ze nog steeds wel mee hebben. Je wilt ook dat ze hun melding terug kunnen zien en kunnen zien welke stappen er zijn genomen.’’

Inrichten & opvullen

INBISCO – QHSE kan ingericht worden naar de wens van een organisatie. Het is dus ook zelf te beslissen wat wel of juist niet meegenomen wordt in het systeem. Solvej vertelt hierover: ‘’Het is een beetje cherry picking met het systeem wat ik wel gebruik en niet gebruik, en waarvoor wel en waarvoor niet. We zijn bezig met INBISCO Process Manager. Die is nu bijna af. Dat is heel erg mooi geworden. Misschien dat we nog een keer RASCI gaan doen, maar er zijn ook weer andere dingen te doen. Dus dan gaat RASCI voor nu even de ijskast in. Asset management hebben we ook, maar dat is nog niet helemaal geworden wat ik wil. Dus daar moeten we nog naar kijken.’’

‘’Je gaat het voor steeds meer dingen gebruiken en “misbruiken”. Dat je denkt van, oh dat kan ik hier ook wel heel goed in beheersen.’’

Het systeem kan op deze manier ook makkelijk groeien binnen de organisatie. Hoe meer informatie er in het systeem staat, hoe belangrijker het ook is om de informatie goed te finetunen.

‘’Hoe belangrijk het coderen is, blijkt ook wel uit het gebruik. Het pulldown menu toont een aantal keuzevelden, maar niet alle. Het laat vier of vijf dingen zien. Het had dus best wat groter gekund, maar bij het typen van de letters, komt de keuze toch naar voren.”

Waar zet je het voor in?

Solvej gebruikt het systeem voor verschillende vlakken binnen het HSEQ-beleid. Dit is voornamelijk voor het registreren en opvolgen van afwijkingen, taken of acties.

‘’Het is een tool. Het registreert, je kan terugkijken en zien welke maatregelen je hebt genomen. De rapportagefunctie willen we nog wat beter gaan gebruiken, zodat we ook meer kunnen analyseren.’’

Een managementsysteem zal je geen tijd besparen bij het invoeren van maatregelen, maar een goed ingericht systeem kan wel op andere vlakken helpen. Het is een laagdrempelig systeem, makkelijk te bedienen, ook voor een leek. Het spreekt eigenlijk allemaal voor zich.”

‘’Weet je waar ik weinig tijd aan kwijt ben? Bijvoorbeeld meldingen aan de Omgevingsdienst. Als er een ongewoon voorval plaatsvindt, dan moet je dat melden aan de Overheid. Zij willen dan zien wat er is gebeurd en wat eraan wordt gedaan. De meldingen worden in het systeem gemaakt en dan worden ze opgevolgd. Dan kan ik zeggen, alle milieumeldingen van die datum tot die datum, die exporteer ik naar Excel en dan stuur ik het naar de Overheid. Lekker makkelijk.’’

Auditors zijn onder de indruk van hoe het eruit ziet en gebruiksvriendelijkheid

‘’Met de meldingen wordt ook aangegeven of die melding ISO of Arbo of Milieu of Energie gerelateerd is. Je navigeert er gemakkelijk doorheen. Auditors worden daar heel blij van. Het is zo easy om te laten zien hoe je het onder controle hebt. En dan zijn ze onder de indruk van hoe het eruit ziet en hoe makkelijk je dingen kan oproepen.’’

Maar wat bij Rietlanden Terminals het belangrijkste blijft is natuurlijk de veiligheid.

‘’Wij zijn er erg op gericht dat mensen zelf ook aan de bel trekken. Dat ze zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen veiligheid en voor de veiligheid van hun collega’s. Het is de aantoonbaarheid en beheersbaarheid waar we het systeem vooral voor inzetten.’’