Een audit doe je niet even zomaar, dat weten we helaas allemaal. Maar audits moet je wel succesvol doorkomen wanneer je als organisatie aan bepaalde normen, certificeringen, standaarden en keurmerken wilt voldoen. Tegenwoordig is het voor veel organisaties ondenkbaar geworden om geen audit te doen, wat betekent dat het (jaarlijks) voorbereiden op een audit een normaal onderdeel is geworden in veel bedrijfsvoeringen. Het is daarom uiteraard cruciaal om goed te weten wat een audit precies inhoudt en hoe je je hier het beste op kunt voorbereiden.  

Wat is een audit? 

We gaan eerst nog even terug naar de basics; wat is een audit precies? Een audit is systematische of periodieke controle die wordt uitgevoerd door een auditor. Een audit bestaat uit een reeks eisen, checklists en vragenlijsten die de basis vormen voor het onderzoek en zo toetsen of een organisatie zich houdt aan bepaalde regels of juist van deze regels afwijkt. Auditors kijken dus of je organisatie zich gedraagt zoals het zich moet gedragen en leggen mogelijke structurele afwijkingen en hoe zwaar deze afwijkingen zijn, vast in een rapport. Een audit toont een bepaalde mate van transparantie en initiatief nemen van een organisatie die tegenwoordig zeer wordt gewaardeerd. Wanneer men dus de mogelijkheid heeft om een audit te laten voeren of dit serieus overweegt, raden wij dit ook altijd zeer aan. Door audits af te laten nemen en te certificeren voor normen en criteria, toon je dat je als organisatie je aan de regels houdt en open staat voor kritiek en/of verbeteringen.  

Interne & Externe audits 

Audits komen voor in veel verschillende soorten en maten en kunnen zowel intern als extern zijn. Een interne audit is echt gericht op het controleren en dus ook verbeteren van de interne organisatie en wordt vaak georganiseerd door de KAM verantwoordelijke/manager. Echter, worden hier wel bijna altijd externe adviseurs voor ingehuurd, vooral als het gaat om aan te tonen of je organisatie bepaalde normen zoals de ISO’s naleeft. Een externe audit daarentegen wordt uitgevoerd door externe certificatie instellingen die vaststellen of een organisatie aan bepaalde eisen voldoet en geeft geen advies. Hierbij kijkt dus een onafhankelijke partij periodiek of je voldoet aan bepaalde certificatie eisen; denk hierbij aan juridische eisen, milieu en Arboregels of bepaalde normen.  

Tips & tricks voor een goede audit voorbereiding  

Zoals beloofd zullen we nu wat handige tips en tricks geven voor een goede voorbereiding op een interne of externe audit.  

1. Het eerste en meest belangrijke bij het voorbereiden van een audit, is dat je op tijd begint. 

Begin altijd ruim enkele maanden van tevoren om alles goed te kunnen voorbereiden voor een auditor. Voor een audit is het belangrijk dat je namelijk alle criteria en punten die zullen worden beoordeeld over een termijn hebt kunnen bijhouden, geëvalueerd en waar mogelijk verbeterd voor de audit. Begin daarom (als men dit al niet deed) op tijd met het vastleggen van processen, taken, registraties, verslagen en met transparant documentbeheer. 

2. Zorg er voor dat alle nodige documenten, overzichten en medewerkers goed beschikbaar zijn voor- en tijdens de audit. 

Het is erg belangrijk dat je alle nodige informatie voor de audit overzichtelijk verzamelt, update en duidelijk vastlegt zodat het snel beschikbaar is. Als je dit op orde hebt loopt een audit veel soepeler. Daarnaast is het belangrijk dat alle medewerkers die betrokken zijn bij belangrijke informatie/ onderdelen van de audit uiteraard aanwezig zijn tijdens de audit. 

3. Wanneer dit mogelijk is, raden wij mensen aan om al zo snel mogelijk met een audit managementsysteem te beginnen. 

Wanneer men een audit managementsysteem aanschaft, helpt dit namelijk niet alleen heel erg met het verzamelen, ordenen, evalueren en verbeteren van procesinformatie voor audits, maar ook voor het ordenen van de rest van de (proces) informatie binnen een organisatie. Twee vliegen in een klap! 

Bij INBISCO bieden wij een audit managementsysteem dat alle taken omtrent audit voorbereidingen compleet toegankelijk, overzichtelijk en gemakkelijker maakt. Met onze software hebben je binnen de kortste keren ISO of Vca-certificeringen binnen; vraag dus vooral een gratis demo aan.

Onze Software

4. Licht iedereen goed in. 

Dit is een belangrijk onderdeel voor een audit; zorg dat iedereen tijdig weet dat er een audit aan komt en hier goed op voorbereid is. Tijdens audits worden vaak vragen gesteld aan managers/medewerkers verantwoordelijk voor de belangrijkste onderdelen van de audit, maar ook algemene medewerkers kunnen vragen worden gesteld. Zorg er dus voor dat iedereen hiervan op de hoogte is. Als laatste is het ook erg handig om vast te leggen wie wat doet en waar verantwoordelijk voor is voor- en tijdens de audit.  

5. Hou de normale werkwijze aan en doe niet anders dan normaal. 

Ook al ben je natuurlijk goed voorbereid voor een audit en kan het zijn dat je in het proces ernaar toe al dingen hebt verbeterd, is het belangrijk dat je tijdens de audit gewoon de normale werkwijze hanteert. Wanneer je niet je normale werkwijze hanteert, hebben de auditors dit vaak door en zal dit niet een positieve invloed hebben op de audit uitslag…  

6. Laat ‘alles’ zien. 

Oftewel; wees transparant en laat auditors meer zien dan de afdelingen die het belangrijkste zijn. Hiermee laat je namelijk zien dat je open, transparant en trots bent op wat je hebt gepresteerd. Auditors hebben het vrij snel door wanneer een organisatie niet eerlijk is over hun bedrijfsvoering en ook dit pakt dan niet positief uit. Wees dus altijd goed voorbereid en eerlijk. Een auditor wil jouw organisatie namelijk altijd graag zien slagen (het zijn gewoon normale mensen, echt waar). 

7. Wanneer je aanmerkingspunten krijgt na de eerste audit en bepaalde correcties nodig zijn om alsnog je audit te halen; verdiep je hier dan goed in en start hier ook tijdig mee. 

Wanneer je je aanmerkingspunten goed aanpakt en tijdig kunt aantonen, kun je zo toch nog je audit halen.  

Wanneer je de voorbereiding hebt gedaan voor je eerste audit, mogelijk met een audit managementsysteem, zal de voorbereiding voor de volgende audits veel gemakkelijker gaan. We raden je dan ook aan om de audit voorbereiding zoveel mogelijk te automatiseren en een goed audit proces op te zetten. Zo heb je binnen de kortste keren die certificering in de pocket!