Wat is kwaliteitsmanagement?

Kwaliteitsmanagement omvat alle activiteiten die gericht zijn op het verbeteren, controleren en beheren van de kwaliteit binnen een organisatie. Dit omvat:

• De kwaliteit van producten en diensten.
• De efficiëntie van processen.
• Een veilige en prettige werkomgeving.

Het doel is om consistent aan verwachtingen te voldoen, risico’s te minimaliseren en voortdurend te verbeteren.

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een KMS is een gestructureerd systeem dat organisaties ondersteunt bij het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit. Het biedt hulpmiddelen om:

• Kwaliteitsprocessen te automatiseren en monitoren.
• Afwijkingen te registreren en te analyseren.
• Continue verbeteringen door te voeren.

Een voorbeeld is de implementatie van ISO 9001, een internationale norm voor kwaliteitsmanagement. Een goed functionerend KMS maakt het eenvoudiger om aan de eisen van deze norm te voldoen en helpt bij certificering.

Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem implementeren?

Het gebruik van een KMS biedt diverse voordelen:

1. Kwaliteit verhogen

Met een KMS kunnen organisaties hun processen beter beheren, waardoor consistent hoogwaardige producten en diensten worden geleverd.

Voorbeeld: Een productiebedrijf gebruikte een KMS om defecten in het productieproces te identificeren. Door verbetermaatregelen te implementeren, daalde het aantal retourzendingen met 20%.

2. Klachten verminderen

Door klachten direct te registreren en analyseren, kunnen organisaties snel actie ondernemen. Dit voorkomt herhaling en verbetert klanttevredenheid.

3. Inzicht door data-analyse

Een KMS verzamelt data over afwijkingen, verbeteringen en prestaties. Deze data kan worden gebruikt om trends te analyseren en gerichte verbeteringen door te voeren.

Voorbeeld: Een dienstverlenend bedrijf ontdekte via data-analyse dat veel klachten voortkwamen uit een specifieke regio. Aanpassingen in het proces verbeterden de klanttevredenheid aanzienlijk.

4. Efficiëntie verhogen

Met een KMS kunnen medewerkers afwijkingen eenvoudig registreren en opvolgen. Dit bespaart tijd en vermindert kosten.

5. Procesgerichte werkwijze stimuleren

Een KMS helpt organisaties processen in kaart te brengen en risico’s te identificeren. Dit zorgt voor betere samenwerking en meer overzicht.

6. Cultuur van continue verbetering

Het implementeren van een KMS vraagt om betrokkenheid van alle medewerkers. Dit creëert een cultuur waarin kwaliteit centraal staat.

De rol van ISO 9001

ISO 9001:2015 is een wereldwijd erkende norm voor kwaliteitsmanagement. Een KMS biedt de tools om aan de eisen van deze norm te voldoen. Het gebruik van ISO 9001 helpt organisaties om:

• Structuur aan te brengen in processen.
• Consistentie te waarborgen.
• Certificering te behalen.

Van PDCA naar PMMI-cyclus

Traditioneel wordt de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) gebruikt als basis voor kwaliteitsmanagement. Bij INBISCO hebben we deze cyclus verder ontwikkeld tot de PMMI-cyclus (Plan, Manage, Monitor, Improve). De nadruk ligt hierbij op zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van medewerkers.

De PMMI-cyclus versterkt:

• Continu verbeteren door gericht te monitoren.
• Zelfsturing binnen teams.
• De rol van het management bij procesoptimalisatie.

Implementatie: Praktische tips

Een succesvolle implementatie van een KMS vereist een gestructureerde aanpak:

1. Analyseer huidige processen: Breng in kaart waar verbeteringen nodig zijn.
2. Betrek medewerkers: Zorg voor draagvlak door hen te informeren en op te leiden.
3. Start klein: Begin met een pilot in een specifieke afdeling.
4. Gebruik data: Monitor prestaties en stel op basis daarvan verbeterplannen op.

Conclusie

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een waardevol instrument om kwaliteit te waarborgen en te verbeteren. Het helpt organisaties om efficiënter te werken, klachten te verminderen en een cultuur van continue verbetering te creëren. Of het nu gaat om ISO 9001-certificering of het verbeteren van interne processen, een goed KMS biedt de structuur en tools die nodig zijn om succes te behalen.